
Saaqclic projesinin maliyeti milyar doların kilometre taşını geçebilirken, kamu dijital projelerini sıklıkla etkileyen bütçe kaymalarının gerçek nedenlerini sorgulamanın zamanı geldi. Bu sürüklenmeler istisnalar değildir: gerçekte son derece öngörülebilir.
Bu proje, önemli aşımlar yaşayan uzun bir dizi kamu dijital girişiminin bir parçasıdır. Gibi Başvuru başvurusuSorunlar tekrarlanmış gibi görünüyor: gecikmeler, hizmet kesintileri, patlama bütçeleri. Bu nedenle sorun sadece kötü bir şans veya yetkinlik değil: yapısaldır.
ESG UQAM Proje Yönetim Başkanı ve bu alanda profesörün sahibi olarak, ne olduğunu ve bu sorunlardan kaçınmak için neler yapabileceğimizi daha iyi anlayabilmemiz için belirli ayrıntıları sağlamak istiyorum.
Karmaşıklık zayıf bir şekilde anlaşılmamış
Başarısızlığın ilk nedenlerinden biri, BT projelerinin düşündüğünüzden çok daha birbirine bağlı olmasından kaynaklanmaktadır. Farklı parçaların ayrı olarak ilerleyebileceği bir inşaat projesinin aksine (örneğin, çatıyı yerleştirmeden bir levha akabilirsiniz), dijital bir proje birlikte çalışması gereken bloklara dayanır. Sadece bir öğe beklendiği gibi çalışmazsa, tüm sistem engelleyebilir.
Saaqclic durumunda, vatandaşlar, iç SAAQ sistemleri ve SAP yazılım yayıncının çözümleri tarafından kullanılan platformlar akıcı bir şekilde çalışacaktı. Zincir bağlantılarından birindeki en ufak bir sorun (ve a) büyük kesintilere neden olabilir (ve a). Şubat 2023'te lansman sırasında tam olarak olan buydu.
Uzmanlar hakkında konuşuyor Kritiklik kendi kendini organize eden – Karmaşık Sistemler Biliminden Bir Kavram. Temel olarak, bir sistem ne kadar sofistike olursa, küçük olaylara o kadar hassas olur.
Bunlar, küçük bir ayrıntının basit bir gürültünün neden olduğu bir çığ gibi büyük bir krizi tetikleyebileceği ortamlardır. Saaqclic'te, birkaç dahili ekip büyük ölçekli testler (simülasyonlar) yapmayı önermişti, bu da belirli tıkanıklıkları tahmin etmeyi mümkün kılacaktı. Bu testler yapılmadı ve riskler gerçekleşti.
Yetersiz risk yönetimi
Başka bir sorun: bu tür projelerde öngörülemeyen olayların tahmin edilme şekli. Birçok kamu kuruluşu, gecikmelerin ve aşımların “normal” bir eğriyi izlediğine inanmaya devam ediyor, yani genellikle orta ve ortalama olarak merkezleniyorlar. Bu, seri otomobil üretimi gibi istikrarlı aktiviteler için geçerlidir. Ancak dijital bir projede, nadir ancak ciddi bir sorun için yaygındır, son tarihleri veya maliyetleri patlatır.
SAAQ'da, bu kötü anlayış beklenmedik bir rezerv için sadece % 7'lik bir rezerve yol açtı-bu, sürprizleri emmek için bütçeye eklenen küçük bir marj demektir. Sektörde, özellikle karmaşık projelerde genellikle %15 ila 20'lik marjlar önerilmektedir. Daha da kötüsü, bazı kalıcı maliyetler geçici olarak projenin daha “hafif” bir görüntüsünü veren karar verilerine sunulan bütçeden çıkarılmıştır.
Ancak rakamların ötesinde, bir sorun yaratan riskleri yönetmenin yoludur. Çok sık, bu görev bir proje yöneticisine veya küçük bir teknik komiteye bırakılır. Gerçekte, risk yönetimi, büyük kararlar verenlere açık bir hesap verebilirlik ile stratejik önceliklerin bir parçası olmalıdır: bakanlar, kamu liderleri … ve vergi mükellefleri.
Saaqclic örneğinde, birkaç uyarı göz ardı edildi. Aşırı durumlar devam ettiğinde farkındalık çok geç geldi.

Kanada Basın/Christinne Muschi
Büyük projelerin tuzağı
Diğer büyük teknoloji projeleri gibi – Arrivecan veya Finans, Tedarik ve İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi'ni düşünün (Sifarh)Sağlık ve Sosyal Hizmetler Ağında – Saaqclic de büyüklüğünden muzdariptir. Bir proje ne kadar büyük olursa, kontrol etmek o kadar zor olur. Son teslim tarihleri, siyasi baskılar, nitelikli personel eksikliği ve hatta bağlanacak sistemlerin teknik karmaşıklığı ile bağlantılı risklerden bahsediyoruz.
Hasarı sınırlamak için SAAQ, bu şekilde adlandırılan bir “çok” yaklaşım denedi: projeyi ayrı bütçeler ve tedarikçilerle risk paylaşımı ile parçalara ayırdı. Kağıt üzerinde, bu yöntem daha esnektir. Ancak gerçekte, her lot da bütçesini aştı. Sonuç: Hasarı sınırlaması gereken mekanizma işe yaramadı.
2020'den itibaren, tedarikçi 800.000 fazla mesai çalışma saati istedi, bu da ilk tahminlerin gerçeklikten uzak olduğuna dair açık bir sinyal.

Zaten konuşmanın bültenine binlerce abone. Peki sen ? Önemli çağdaş sorunları daha iyi anlamak için bültenimize ücretsiz abone olun.
Daha iyisini yapmak için beş parça
Yerel deneyimlerle birleştiğinde, büyük projelerin yönetiminde küresel bir uzman olan Bent Flyvbjerg'in çalışması, bazı yararlı dersler öğrenmeye izin veriyor:
1. Dijital projelerin öngörülemez olduğunu kabul edin
Şantiyeler gibi tepki vermezler. Öngörülemeyen olaylar genellikle aşırıdır, demek değil. Bu nedenle, bu belirsizliği bütçelerde olduğu gibi planlara entegre etmek gerekir.
2. Başka bir yerde zaten yapılanlarla karşılaştırın
Buna Markup: Bir projeyi, genellikle çok iyimser olan iç tahminlere dayanarak kaçınmak için bir projeyi benzer şekilde karşılaştırın.
3. Sistemler arasında çok sıkı bağlantıları sınırlayın
Modüler bir mimari kullanmak – biraz LEGO blokları gibi – sistemin bir kısmındaki bir sorunun diğer her şeyi felç ettiğini önleriz.
4. Daha gerçekçi rezerv planlayın
Bir milyardan fazla bir projede % 7'lik bir marj gerçekçi değil. Öngörülemeyen olaylar, böyle küçük bir rezerv tarafından ele alınamayacak kadar çok ve pahalıdır.
5. Başlatmadan önce en kötü senaryoları test edin
Bir modül bozulursa veya geç kalırsa neler olduğunu simüle etmek önemlidir. Bu testler SAAQCLIC'i devreye alırken bazı sürprizlerden kaçınabilirdi.
Dijital dönüşümü daha iyi denetleyin
Dijital projeler devletin modernizasyonu için gereklidir. Hizmetlere erişimi geliştirebilir, evrak işlerini azaltabilir ve vatandaşların hayatlarını basitleştirebilirler. Ancak klasik projeler olarak yapılmamalıdırlar. Yeni bir kültüre ihtiyaç duyarlar: planlamada daha titizlik, tahminlerde daha fazla gerçekçilik, takipçilerde daha fazla şeffaflık ve her şeyden önce risklerin iyi bir şekilde anlaşılması.
Hükümetler bu projeleri altyapı yapıları olarak yönetmeye devam ettikçe, bütçe aşımları tekrarlanacaktır. Bu projeleri gerçekte oldukları şey için görmeyi öğrenmelisiniz: güçlü, çevik ve sorumlu yönetim gerektiren karmaşık, hassas ve belirsiz sistemler.